Когда на корпоративе всё идёт не по плану: что делает ведущий и что делать вам

Вы организуете новогодний корпоратив. Площадка, звук, кавер-группа, Дед Мороз, артисты, и всё это держится на вас. Где-то в голове сидит мысль: а если что-то сломается? Погаснет экран. Отключат свет. Дед Мороз не доедет, группа опоздает. И сто человек будут смотреть, как всё рушится.

Скажу честно, что я понял за годы работы: что-то пойдёт не по плану почти наверняка. И это абсолютно нормально. Важно не то, сломается ли что-то, а то, кто в этот момент возьмёт ситуацию на себя.

Подстраховаться от всего невозможно

Может погаснуть экран. Может не приехать кавер-группа. Недоброжелатели могут перегрызть провода. На мероприятии может случиться всё что угодно, и от всего не застрахуешься. Да и не нужно.

Нужно другое: человек, который в этот момент берёт на себя ответственность за то, что происходит в зале. Это и есть работа ведущего. Неопытный ведущий в такой ситуации растеряется так же, как любой гость: стоит с выключенным микрофоном и смотрит на организатора. А зал смотрит на него.

В статье о том, за что на самом деле платит event-менеджер я писал, что хороший ведущий стоит дорого. Во многом это цена ошибки, которой не случилось.

Как сто человек пели «Коня» при свечах

Однажды на новогоднем корпоративе посреди вечера в зале погас свет. Компания большая, больше ста человек. Первое, что я сказал в темноту: «Мне кажется, или у меня в глазах потемнело?» Зал засмеялся, а банкетный менеджер уже дал команду зажечь свечи.

Но микрофон не работал, а разговаривать со ста людьми без микрофона нереально. И тут я вспомнил, что есть великолепный жанр: застольная песня. Мы всем огромным коллективом начали петь.

Пока мы пели, техники подключили генератор. У меня в руках снова был работающий микрофон, и мы продолжили программу.

Иногда сбой объединяет зал лучше любой программы

Эта поломка в итоге сыграла нам на руку: она объединила всех. В конце вечера я вернулся к ней и сказал примерно так:

«Друзья, в жизни очень часто всё идёт не по плану. Как сегодня, когда посреди корпоратива отключили свет. Но я уверен: если вы останетесь такими же, какими мы были, когда пели песню про коня, никакие кризисы и санкции вам не страшны».

То, что могло стать провалом вечера, стало его главным воспоминанием.

Сказать честно или обыграть незаметно

Иногда сбой можно спрятать. Допустим, погас экран. Я могу сказать: «Наш диджей любит постмодерн, поэтому поставил нам «Чёрный квадрат» Малевича. Как вам?» Или просто увести внимание людей разговором, чтобы они не смотрели на экран.

Но чаще всего нужно быть честным. Все и так видят, что погас экран или отключился свет, и делать вид, что ничего не случилось, бессмысленно. Нужно просто сказать об этом, желательно с шуткой.

Люди понимают: да, что-то пошло не так, но здесь есть человек, который держит всё под контролем. И расслабляются. А больше всех выдыхает организатор.

Дед Мороз застрял в пробке

Ещё одна история, про декабрь. Корпоратив человек на восемьдесят. В десять вечера по программе выход Деда Мороза: настоящий актёр, с бородой, всё как положено. Без пятнадцати десять он звонит: стою в пробке, впереди авария, не доеду. Совсем.

Через пятнадцать минут восемьдесят взрослых людей ждут чуда. А чуда не будет. Я вышел в зал и сказал честно: «Коллеги, Дед Мороз застрял. Нужен доброволец». Зал смеётся, все прячут глаза.

И тут встаёт мужчина лет пятидесяти из технического отдела. Самый тихий человек в компании, весь вечер сидел с краю и молчал. Он надел костюм, вышел, и зал замолчал. У него оказался настоящий голос, низкий, с раскатом. Он начал говорить с людьми так, что взрослые женщины плакали.

Оказалось, он двадцать лет играл Деда Мороза в детском доме. В компании об этом не знал никто.

Если бы я тянул время и делал вид, что всё идёт по плану, этого момента не случилось бы.

Ведущий — щит между организатором и залом

Организатор и ведущий на мероприятии — одна команда. Когда что-то пошло не так, работа ведущего в том, чтобы тянуть время. Чаще всего он встаёт щитом между организатором и людьми.

Пока организатор думает, как за пятнадцать минут достать новый торт, ведущий рассказывает историю, шутит про погоду или обсуждает с залом мандарины. Гости заняты, организатор решает проблему, и никто не видит паники.

Для этого у хорошего ведущего всегда есть запас. В моём случае это целый файл шуток на самые разные сбои: свет, экран, звук, не тот трек, кто-то не вышел на сцену. Не потому что я жду катастрофы. Просто когда она случается, на раздумья есть секунды.

Когда ошибается сам ведущий

Бывает, что сбой устраивает сам ведущий. Со мной такое тоже случалось.

Веду корпоратив серьёзной компании. Официальная часть, я торжественно объявляю генерального директора и называю... другую компанию. Ту, где работал накануне. Зал замирает. Директор смотрит на меня, я на директора.

И я говорю: «Прошу прощения. Вчера я работал у ваших конкурентов. Но, как видите, я вернулся к вам». Зал взорвался. Директор смеялся громче всех.

Что можно сделать заранее, если вы организатор

• Не пытайтесь застраховаться от всего. Это невозможно, и тратить на это нервы бессмысленно.
• Выбирайте ведущего, который не растеряется. На встрече спросите, что он делал, когда что-то шло не по плану. Если в ответ нет ни одной конкретной истории, это повод задуматься. Подробнее о выборе в статье «Как выбрать ведущего на корпоратив».
• Договоритесь о ролях. В момент сбоя вы решаете проблему, ведущий держит зал. Вы одна команда.
• Сразу говорите ведущему, что случилось. Ему не нужны подробности. Ему нужно знать, сколько времени тянуть.

Частые вопросы

Что делать, если на корпоративе отключили свет?

Не делать вид, что ничего не произошло. Ведущий говорит об этом вслух, лучше с шуткой, и держит зал, пока техники чинят. Если не работает микрофон, можно, например, петь всем залом.

Нужно ли скрывать сбой от гостей?

Иногда его можно обыграть незаметно. Но чаще честность работает лучше: гости и так всё видят, а спокойная реакция ведущего показывает, что ситуация под контролем.

Что делать, если не приехал Дед Мороз или артист?

Сказать залу честно и предложить что-то взамен. Иногда замена оказывается лучшим моментом вечера.

Может ли ведущий спасти вечер, если сбой не по его вине?

Это и есть его работа. Он берёт на себя ответственность за происходящее в зале, пока организатор решает проблему.

Если вы уже готовите новогодний корпоратив и хотите, чтобы рядом был человек, который не растеряется, когда что-то пойдёт не так, напишите мне. Расскажите, что у вас за вечер, и давайте обсудим его.

Ярко, когда нужно.
Серьёзно, когда важно.